7 szybkich trików na odzyskanie czasu w pracy trenera personalnego

Dlaczego warto optymalizować czas pracy?

Dobre zarządzanie czasem to klucz do większej efektywności, lepszych zarobków i mniejszego stresu. Jako trener personalny masz wiele obowiązków: prowadzenie treningów, komunikacja z klientami, marketing, administracja… To wszystko może pochłaniać ogromną ilość czasu. Dlatego warto pracować mądrzej, a nie ciężej. W tym artykule poznasz 7 sprawdzonych strategii, które pomogą Ci zoptymalizować pracę.

#1 Twój kalendarz, Twoje zasady: planuj z wyprzedzeniem.

Time-blocking to metoda planowania, która polega na przypisywaniu z wyprzedzeniem konkretnych bloków czasowych w kalendarzu do określonych działań. Dzięki temu masz jasny plan dnia i eliminujesz chaos związany z nowymi zadaniami, czy nieplanowanymi treningami.

Korzyści:

➡️ Pomaga zaplanować czas na pracę, na regenerację, trening własny i życie prywatne.
➡️ Pozwala lepiej przygotowywać się do każdej sesji z klientem.
➡️ Pomaga zaplanować czas na działania związane z biznesem, dzięki czemu nie masz poczucia, że zaniedbujesz ten aspekt.

Blokowanie czasu skutecznie zorganizujesz w kalendarzu cyfrowym lub dedykowanej aplikacji dla trenerów, takiej jak momentuum w której łatwo zarządzisz zarówno treningami z klientami, jak i innymi aktywnościami.

#2 Łatwe zadania wykonuj od razu, gdy się pojawiają

Zasada 2 minut mówi: jeśli coś zajmuje mniej niż 2 minuty, zrób to od razu. Dzięki temu unikasz gromadzenia drobnych obowiązków, które później zabierają cenny czas. Pomysł ten został spopularyzowany dzięki Davidowi Allenowi i jego książce „Getting Things Done”.

Przykłady zastosowania zasady 2 minut:

✅ Odpowiedź na krótką wiadomość od klienta (np. potwierdzenie godziny treningu).
✅ Wysłanie motywacyjnej wiadomości do klienta (np. „Świetna robota na ostatnim treningu!”).
✅ Uzupełnienie krótkiej notatki o postępach klienta.
✅ Zapisanie pomysłu na przyszły post lub artykuł.
✅ Dodanie książki lub kursu do listy „do przeczytania/obejrzenia”.

#3 Pełna koncentracja w czasach multitaskingu

Choć wydaje się, że robienie kilku rzeczy naraz zwiększa produktywność, badania pokazują coś odwrotnego. Multitasking często prowadzi do większej liczby błędów i zmniejszonej efektywności. Lepiej skupić się na jednym zadaniu w danym momencie – to pozwala osiągnąć lepsze efekty w krótszym czasie.

Przełączanie kontekstu pomiędzy zadaniami może kosztować nawet do 40% produktywnego czasu.
APA

Przykładowo, gdy tworzysz treści na social media, nie warto w tym samym czasie planować spotkań z klientami – każda z tych czynności wymaga innego rodzaju koncentracji i łatwo o pomyłkę lub niedopatrzenie. Skupienie się na jednym zadaniu pozwala działać sprawniej, a efekty są zauważalnie lepsze – zarówno w komunikacji, jak i w budowaniu relacji z klientami.

#4 Automatyzacja administracji – narzędzia, które oszczędzają czas

Jako trener personalny chcesz jak najwięcej czasu poświęcać pracy z klientami – na sali treningowej, w konsultacjach, czy analizując postępy. Niestety, codzienna rzeczywistość bywa inna. Właśnie dlatego warto sięgnąć po rozwiązania, które pozwolą Ci zautomatyzować część administracyjnych obowiązków i odzyskać cenne godziny.‍

Kalendarze online‍

Korzystanie z kalendarza Google lub wbudowanego kalendarza w Twoim telefonie to szybki i skuteczny sposób na uporządkowanie dnia pracy trenera. Umożliwia łatwe blokowanie terminów na treningi, notowanie spotkań czy ustawianie przypomnień o ważnych zadaniach. Dzięki temu unikasz nakładania się wizyt, zawsze wiesz, co Cię czeka w danym dniu, i możesz lepiej planować zarówno pracę, jak i czas dla siebie.‍

Zarządzanie danymi o klientach i postępach‍

Systemy CRM, nawet te najprostsze, pomagają utrzymać porządek w relacjach z klientami. Zamiast przeszukiwać wiadomości, masz dostęp do historii współpracy, planów treningowych, dat rozpoczęcia współpracy, celów i ważnych uwag – wszystko zebrane w jednym miejscu.
‍

Możesz użyć takich aplikacji jak:
➡️ Arkusze Google - najprostsza forma „CRM” – arkusz z listą klientów, datami sesji, opłatami, notatkami.
➡️ Notion - wszechstronny i elastyczny system – możesz stworzyć własny „panel klienta” z danymi, planami treningowymi, datami sesji, celami, notatkami itd.
➡️ Trello - możesz stworzyć tablice z kartami klienta – każda karta może zawierać daty, notatki, checklisty (np. „zrealizowane treningi”), komentarze. Możesz też go wykorzystać do wizualnego śledzenia etapów współpracy (np. nowy klient → aktywny → zakończony).

Wszystko w jednym miejscu

Możesz też skorzystać z aplikacji dla trenerów z rozbudowaną funkcją zarządzania klientami, rozliczeniami oraz analizą postępów klientów. Rozwiązanie takie jak momentuum jest idealne, jeśli chcesz połączyć wszystkie najważniejsze funkcje w jednej platformie.

#5 Gotowe materiały i szablony – nie wymyślaj koła na nowo

Nie zawsze trzeba tworzyć wszystko od podstaw – wiele rzeczy możesz przygotować raz i wykorzystywać wielokrotnie. Gotowe szablony i materiały pomagają uporządkować działania, oszczędzają czas i dają bardziej profesjonalny efekt. Oto, co warto mieć pod ręką:

Komunikacja z klientem‍

➡️ Szablon maila powitalnego dla nowego klienta
➡️ Szablon wiadomości z przypomnieniem o płatności
➡️ Formularz wstępnego wywiadu
➡️ Checklista onboardingowa dla nowych klientów

Szablony do wykorzystania w marketingu‍

➡️ Szablon postu z metamorfozą do publikacji na stronie lub w social media
➡️ Szablon/grafika z opinią klienta do umieszczenia na profilach w social media
➡️ Szablon do ogłoszenia nowej oferty lub pakietu – np. Promocja noworoczna, Sylwetka na lato, ograniczona czasowo promocja na zakup 16 treningów.

Materiały edukacyjne‍

➡️ Miniporadnik „Jak przygotować się do pierwszego treningu”
➡️ Szablon planu żywieniowego (do personalizacji)
➡️ Instrukcja wykonania najczęstszych ćwiczeń (PDF lub link do video)

#6 Oszczędzaj czas na edukacji Twoich potencjalnych klientów

Nowi klienci często mają podobne pytania. Możesz zaoszczędzić czas, tworząc treści z którymi można się zapoznać bez Twojego zaangażowania. Możesz rozważyć przygotowanie takich treści jak:

➡️ Sekcja z pytaniami i odpowiedziami na Twojej stronie internetowej.
➡️ Krótkie nagrania wideo z odpowiedziami na najczęstsze pytania.
➡️ Artykuły blogowe na tematy, które często poruszasz na konsultacjach.

Dzięki temu unikniesz wielokrotnego tłumaczenia tych samych rzeczy.

#7 Delegowanie zadań – nie rób wszystkiego sam

Wielu trenerów personalnych na początku swojej drogi stara się robić wszystko samodzielnie – od prowadzenia treningów, przez grafikę do social media, aż po księgowość i zarządzanie stroną internetową. Wydaje się to oszczędne… ale tylko pozornie.

Zastanów się: jeśli godzina Twojej pracy z klientem warta jest np. 150 zł, a Ty spędzasz trzy godziny na przygotowaniu grafiki do Instagrama (którą ktoś inny mógłby zrobić za 50 zł), to realnie tracisz pieniądze, zamiast je oszczędzać. To czas, który mógłbyś przeznaczyć na dodatkowy trening, konsultację albo rozwój swojej oferty.

Delegowanie zadań to nie luksus, tylko inwestycja w rozwój i efektywność. Nie musisz od razu zatrudniać zespołu – wystarczy współpraca z freelancerem od grafiki czy księgowym online. To odciąży Cię z rzeczy, które Cię spowalniają i pozwoli skupić się na tym, co naprawdę przynosi wartość – pracy z klientem i rozwijaniu marki osobistej.

Co możesz zlecić?‍

➡️ Grafiki i social media – freelancerzy mogą przygotować materiały wizualne i posty.
➡️ Tworzenie treści – jeśli chcesz prowadzić bloga, ale brakuje Ci czasu, możesz zatrudnić copywritera.
➡️ Opracowanie wizualne materiałów edukacyjnych - jeżeli przygotowujesz szkolenie albo produkt cyfrowy, Twoim głównym zadaniem powinno być skupienie się na stworzeniu wartościowej treści.

Podsumowanie

Każda z tych strategii pozwala oszczędzić czas i zwiększyć dochody. Wybierz jedną lub dwie metody i zacznij je wdrażać już dziś. Z czasem zobaczysz, że organizacja pracy staje się łatwiejsza, a Ty możesz skupić się na tym, co naprawdę ważne – na pomaganiu swoim klientom.

‍